|
كيف تنجز أكثر في وقت أقل
مكارم المختار
الحوار المتمدن-العدد: 3345 - 2011 / 4 / 23 - 14:24
المحور:
الفلسفة ,علم النفس , وعلم الاجتماع
كيف تنجز أكثر في وقت أقل 113 وسيلة و حيلة ...... تساعدك علي رفع معدل الإنتاج والتغلب على عادة التأجيل
مقــدمــة نعيش في عالم تتسارع فيه الاحداث و يطوي الزمن و نكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر و فيما نقضيه ، كلنا في أمس الحاجة الى أن ننظم أفكارنا و أوقاتنا و نحاول ألاستفادة من كل دقيقة في حياتنا ، أذا كنا ننشد حياة أفضل و عملا مميزا يقود الى نجاح مؤكد . هذا ألمفهوم ألرائع ألبسيط ألمسلسل يضع أيدينا على مفاتيح هامة نحتاجها بشدة لنستطيع من خلالها تحقيق أقصى أنجاز ممكن بأقل مجهود في زمن قياسي ليكن نقطة تحول في أسلوب و تفكير و عمل ألبعض يستفد منه و تعم فائدته على الجميع .
التفكير 1 ) لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء ، لذا تقبل هذه ألحقيقة ببساطة ، و أذا فعلت ذلك ، من ألضروري ألتركيز على ألاشياء الاكثر اهمية في كل من عملك و حياتك ألشخصية فانك ستنجز اكثر بحسن أدارة ألوقت . 2 ) أهدأ ، صفي ذهنك ، تجاهل أي شيء و ركز على مهمتك ن يمكنك ألتحكم ، فالتوتر ألزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هي عليه في صفائك ألذهني بحيث لا تجعل ألضغوط ألخارجية تؤثر عليك تفهم جيدا ما يجب فعله و قم به في هدوء و راحة و ثقة . 3 ) لا تحاول أن تنشد الكمال لجعل ألعمل أفضل قليلا ، فمن السهل ان تقع في فخ المحاولات ، بألاضافة الى زيادة أستهلاك ألوقت و المجهود بدون داعي ، لكن في أغلب ألاحيان تؤثر ألمحاولات في تحسين ألعمل في ألنتيجة ألعامة . 4 ) تقبل عيوب أنتاجك لآنها طبيعة بشرية و عندما يقل معدل أنتاجك فأنك تحتاج للتوقف و أعادة تفكير ، فمن ألغير مفيد لوم نفسك ، تقبلها لانها ببساطة طبيعة ألبشر، لا تفكر في محاولاتك ألفاشلة ألسابقة ، واصل عملك . 5 ) تعامل مع مكان عملك كموقع للانتاج ، فكر بأستمرار بهذه ألطريقة ، هيء ذهنك للتفكير في مكتبك كمكان لآنجاز ألمهام و ستجد نفسك اكثر انتاجا كلما تواجدت هناك ، خصص مكان أخر الاعمال و ألاحداث و ألانشطة ألاقل اهمية للآنشطة ألاكثر اهمية .
التخطيط
6 ) جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها أدرج بها كل الافكار التي ترد لذهنك ، لا تتوقف ، لصياغة أسلوبك او للتفكير في أحد ألنقاط ،تكمن ألفكرة في أن تدون كل شيء على ألورق ، كل ما عليك هو ألاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل . 7 ) درج قائمتك تبعا للاهمية ن و أسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة الى ثلاثة أقسام ريسية :ـ أ ) عاجل و هام . ب ) هام و ليس عاجل . ج ) لا هام و لا عاجل . ألنقاط ( أ ) هي الاكثر أهمية لذلك تأخذ ألاولوية ألقصوى دائما . و النقاط ( ب ) تليها في ألاهمية . أما ( ج ) فلا تستحق تضييع ألوقت بها . أتخاذ ألوقت اللازم لتحديد ألاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحدة تلو ألاخرى ، دون ألتوقف لتحديد اهمية ألخطوات لانجاز المهمة . 8 ) 8 ـ خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادراً ما يخذلك . 9 ـ قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فوراً . 10ـ أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً . فليس من الضرورى عمل كل شئ الآن . أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة . 11ـ طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً . 12ـ استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام . 13ـ توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد . 14ـ حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف . 15ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك . 16ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها . استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الأوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب . 17ـ استعد جيداً قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد . 18ـ ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الإغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه . 19ـ فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية . 20ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع . 21ـ قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً . أى هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال . 22ـ أعط كل مهمة الوقت الكافى لإنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين . 23ـ حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح . 24ـ عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى الالتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد ، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع . 25ـ توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائى . كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز . راجع بشكل دورى بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح . 26ـ ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يومياً . قد يجعلك هذا حذراً فى التخطيط ، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .
27ـ ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر . أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة . 28ـ أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة فى الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً .
التنظيم 29ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه . 30ـ ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة . 31ـ قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك . 32ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة . 33ـ استفد من كل المصادر القيمة التى أمامك . يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن الأفضل الاستعانة بسكرتير للبحث عن المعلومات . أشياء مثل الأرشيف الحكومى والإنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر .
ابدأ فوراً 34ـ قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمناً أقل إنتاجاً فى نهاية اليوم . عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الاستعداد لليوم التالى . من الأفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون لديك دائماً كل الأعمال والأنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات التالية . 35ـ ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع . ببساطه ، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد . 36ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة ، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى لاحقاً سهل . وستشعر أنك لا تقهر باقى اليوم . 37ـ ابدأ فوراً . اتخذ شعار " قم بعملك الآن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا انتظرت انتظام بعض الأمور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . لا تؤجل عملك . قم به الآن . 38ـ كن دقيقاً . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ 97% . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين . حضورك للعمل مبكراً يتيح لك الفرصة للتعرف على الموظفين والإمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتاً للراحة ، ووقت للاستعداد الذهنى أو حتى على الأقل وقت لمراجعة ملاحظاتك . 39ـ استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة. 40ـ ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالإنجاز الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً . تذكر هذه الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة . .
#مكارم_المختار (هاشتاغ)
كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية
على الانترنت؟
رأيكم مهم للجميع
- شارك في الحوار
والتعليق على الموضوع
للاطلاع وإضافة
التعليقات من خلال
الموقع نرجو النقر
على - تعليقات الحوار
المتمدن -
|
|
|
نسخة قابلة للطباعة
|
ارسل هذا الموضوع الى صديق
|
حفظ - ورد
|
حفظ
|
بحث
|
إضافة إلى المفضلة
|
للاتصال بالكاتب-ة
عدد الموضوعات المقروءة في الموقع الى الان : 4,294,967,295
|
-
طفلك وتربيته
-
جذوة الاختيار
-
أليك عني ..... نص شعري
-
الدخل اللبناني .... والنفقات المالية
-
انت وانا وثالثنا الحرف
-
أفقتك ..... ورأتك عيني
-
ألتوجه ألعام وألتوجه ألمضاد
-
نص شعري في نظم الكلام
-
دينامية ألازمات
-
من الحياة .... حكاية من قصة ..... جانب مظلم
-
محنة الثقافة وأمية الثقافة
-
مذكر ....... مؤنث
-
عجبي السؤال ...!
-
الجندر أدة تحليلية أم وسيلة وليس هدف
-
السلوك القيادي والسعي لتعديل القاعدة البشرية
-
كلمات في فراغ الاسطر
-
- أختيار -
-
فرح على مرأى حزن .... شعر
-
الزمن .. ماذا يعني لك ..؟ وما تقيمك للوقت ..؟؟
-
أسرار البيوت ....!!
المزيد.....
-
ترامب يأمر الجيش الأمريكي بتنفيذ ضربات جوية في الصومال
-
تظاهرات في مدن ألمانية ضد سياسة الهجرة المدعومة من البديل
-
نتنياهو: سنواصل العمل لتحقيق أهداف الحرب
-
شاهد.. نيران وحطام طائرة متناثر في الشوارع إثر الحادث الجوي
...
-
مصر.. اجتماع عربي لرفض تهجير الفلسطينيين
-
صحيفة: في الغرب يدركون أن بوتين يعرف نقطة ضعفهم
-
اختفاء معلومات وبيانات مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية من
...
-
السودان.. الجيش يعلن استعادة السيطرة على عدة مدن في ولاية ال
...
-
دانماركي يحرق مصحفا أمام السفارة التركية في كوبنهاغن (فيديو)
...
-
واشنطن: يجب إجراء انتخابات في أوكرانيا
المزيد.....
-
حوار مع صديقي الشات (ج ب ت)
/ أحمد التاوتي
-
قتل الأب عند دوستويفسكي
/ محمود الصباغ
-
العلاقة التاريخية والمفاهيمية لترابط وتعاضد عالم الفيزياء وا
...
/ محمد احمد الغريب عبدربه
-
تداولية المسؤولية الأخلاقية
/ زهير الخويلدي
-
كتاب رينيه ديكارت، خطاب حول المنهج
/ زهير الخويلدي
-
معالجة القضايا الاجتماعية بواسطة المقاربات العلمية
/ زهير الخويلدي
-
الثقافة تحجب المعنى أومعضلة الترجمة في البلاد العربية الإسلا
...
/ قاسم المحبشي
-
الفلسفة القديمة وفلسفة العصور الوسطى ( الاقطاعية )والفلسفة ا
...
/ غازي الصوراني
-
حقوق الإنسان من سقراط إلى ماركس
/ محمد الهلالي
-
حقوق الإنسان من منظور نقدي
/ محمد الهلالي وخديجة رياضي
المزيد.....
|