|
اهم عشرون مفتاح لادارة الوقت بفعالية
عبد الرحمن تيشوري
الحوار المتمدن-العدد: 2988 - 2010 / 4 / 27 - 09:58
المحور:
الادارة و الاقتصاد
1- تحليل الوقت : إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت . وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة . 2- التوقع : يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي ، فالوقاية خير من العلاج . لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها ، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً . 3- التخطيط : كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ ، وتحقق نتائج أفضل . والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته ، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث ، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي . 4- المرونة : الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء ، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت . 5- الأهداف والأولويات : إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة . وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً ، لذا رتب أولوياتك والتزم بها وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام . 6- المواعيد النهائية : إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الانضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف . 7- البدائل : إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية . 8- الدمج : ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي . 9- مبدأ التركيز : بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20% ) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80% ) . هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بقانون 20 /80 جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث القليلة المهمة مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى . 10- الفعالية : يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ، والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح . والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها . 11- مستوى التفويض ( القرار ) : ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن ، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة . 12- التفويض إلى المستوى الأعلى : عادة ما يشجع المدراء – دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على الاتكال عليهم في الحصول على الحلول ، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم . 13- تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل : المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان . وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة" . 14- استجابة محدودة وإهمال اختياري : ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية . فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها . ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب) . 15- إدارة الاستثناء : ينبغي ألا يتم تبليغ الإداري المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده . 16- الرؤية : إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره ، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة 17- الإيجاز : وهو يزيد من الوضوح والفهم . 18- طغيان الأمور العاجلة : يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة . فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة . وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون – دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي . وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز . 19- إدارة الأزمات : غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات ، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل ، وتبديد الوقت والجهد . 20- ضبط المقاطعات : ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها . ويكون ضبط المقاطعات بلباقة وصراحة . الاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان : إنجازنا المزيد من الأعمال . شعورنا بالرضى عن التقدم الذي يتم إحرازه . وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً ، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل ، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء .
#عبد_الرحمن_تيشوري (هاشتاغ)
كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية
على الانترنت؟
رأيكم مهم للجميع
- شارك في الحوار
والتعليق على الموضوع
للاطلاع وإضافة
التعليقات من خلال
الموقع نرجو النقر
على - تعليقات الحوار
المتمدن -
|
|
|
نسخة قابلة للطباعة
|
ارسل هذا الموضوع الى صديق
|
حفظ - ورد
|
حفظ
|
بحث
|
إضافة إلى المفضلة
|
للاتصال بالكاتب-ة
عدد الموضوعات المقروءة في الموقع الى الان : 4,294,967,295
|
-
تحسين اداء القطاع العام ممكن بشروط استثمار خريجي المعهد الوط
...
-
الاستماع لصوت العميل - اهم مبدأ من اجل التطوير
-
التمكين الذاتي للموظف والعامل والاداري
-
التنافس على المستقبل والادارة المتحررة
-
متى سنوقع اتفاق الشراكة - متى نستفيد من خريجي الادارة -
-
تجربة الاصلاح الاداري المرتبك في سورية - رؤية شاملة وعميقة -
-
الاسباب الموجبة لاعادة الهيكلية الادارية في الدولة
-
تحسين اداء القطاع العام بدل
-
المعوقات الاجتماعية للادارة؟؟
-
الف باء الادارة - مفاهيم ضرورية واساسية -
-
ادارة الذات - علوم ادارية حديثة
-
الحاجة ماسة لاعادة فرز خريجي المعهد الوطني للادارة
-
الادارة تعمل ضد تيار الرئيس الاصلاحي التطويري ؟؟؟ - عبد الرح
...
-
نموذج الادارة المعاصرة وما ابعدنا عنها ؟؟؟ عبد الرحمن تيشوري
...
-
رفع الدعم بين النجاح والفشل - عبد الرحمن تيشوري
-
صندوق الرفاه الاجتماعي ؟؟؟؟
-
مبادئ التدريب وانواعه والاحتياجات التدريبية - عبد الرحمن تيش
...
-
النفط عندما ينضب ماذا نفعل ؟؟؟؟؟؟؟؟- عبد الرحمن تيشوري - شها
...
-
مشاكل الوظيفة العامة وحلولها
-
مفهوم القيادة - اهميتها- نظرياتها- عبد الرحمن تيشوري- شهادة
...
المزيد.....
-
صعود أسعار النفط مع استمرار تداعيات -فرانسين-
-
-آيفون 16- يهبط بسهم -آبل-
-
تعرف على أبرز 10 شركات آسيوية ناشئة تستقطب ملايين الدولارات
...
-
خبيرة: البشر سيخسرون المنافسة أمام الذكاء الاصطناعي
-
الاتحاد الأوروبي يزيد وارداته من الغاز الروسي المسال إلى أعل
...
-
السعودية توجه صندوق الاستثمارات بضخ 5 مليارات دولار في مصر
-
الذهب يحوم قرب أعلى مستوى له على الإطلاق
-
احتجاجات في بروكسل ضد قرار أودي بوقف الإنتاج: 3000 عامل مهدد
...
-
هل الصين صديقة أم شريكة أم منافسة لروسيا؟
-
النفط يواصل الصعود وسط مخاوف بشأن إنتاج أميركا
المزيد.....
-
الإشكالات التكوينية في برامج صندوق النقد المصرية.. قراءة اقت
...
/ مجدى عبد الهادى
-
ثمن الاستبداد.. في الاقتصاد السياسي لانهيار الجنيه المصري
/ مجدى عبد الهادى
-
تنمية الوعى الاقتصادى لطلاب مدارس التعليم الثانوى الفنى بمصر
...
/ محمد امين حسن عثمان
-
إشكالات الضريبة العقارية في مصر.. بين حاجات التمويل والتنمية
...
/ مجدى عبد الهادى
-
التنمية العربية الممنوعة_علي القادري، ترجمة مجدي عبد الهادي
/ مجدى عبد الهادى
-
نظرية القيمة في عصر الرأسمالية الاحتكارية_سمير أمين، ترجمة م
...
/ مجدى عبد الهادى
-
دور ادارة الموارد البشرية في تعزيز اسس المواطنة التنظيمية في
...
/ سمية سعيد صديق جبارة
-
الطبقات الهيكلية للتضخم في اقتصاد ريعي تابع.. إيران أنموذجًا
/ مجدى عبد الهادى
-
جذور التبعية الاقتصادية وعلاقتها بشروط صندوق النقد والبنك ال
...
/ الهادي هبَّاني
-
الاقتصاد السياسي للجيوش الإقليمية والصناعات العسكرية
/ دلير زنكنة
المزيد.....
|