الإدارة الإلكترونية في المؤسسات والشركات

محمد عبد الكريم يوسف
مدرب ومترجم وباحث
(Mohammad Abdul-karem Yousef)

الحوار المتمدن-العدد: 6920 - 2021 / 6 / 6 - 23:49
المحور: المجتمع المدني
    

يشهد العالم أجيالا متعاقبة ومثيرة من التطورات التقنية المذهلة بدءا من العقدين الأخيرين من القرن العشرين وهي مستمرة في متوالية هندسية مدهشة . وخلال العقد الأخير شهدنا أجيالا وأجيالا من الثورات التقنية التي بدأت تسيطر على حياتنا وكأننا ألات موصولة بالشبكة الكونية للمعلومات . لقد ساهمت الثورة التقنية في ربط البشر بالدفق المعلوماتي الغزير وصار من يسكن الخيمة وسط الصحارى يستخدم الانترنت تماما كما يستخدمه الباحث العلمي في السويد . وتطورت العلوم الالكترونية لتصبح من العلوم الأساسية في الحياة وتأخذ لها حيزا تطبيقيا في الحياة اليومية للناس بدءا ما العالم المتقدم وانتهاء بالكثير من الدول التي تنتمي لكوكبة العالم الثالث. ومن بين العلوم الالكترونية يمكن أن نذكر الإدارة الإلكترونية التي صارت تماثل في قوتها الإدارة الورقية وتحل محلها في الكثير من مناحي الحياة . تتميز الإدارة الإلكترونية بالسرعة في الأداء و قلة التكلفة ووثوقية المعلومة وصار للشيفرة الالكترونية والكود الالكتروني والتوقيع الإلكتروني أهمية خاصة له عوالمه وقوانينه الخاصة .
يشير مفهوم الادارة الالكترونية الى منهجية جديدة تقوم على الاستيعاب الشامل والاستخدام الواعي والاستثمار الايجابي لتقنيات المعلومات والاتصالات في ممارسة الوظائف الاساسية للإدارة على مختلف المستويات التنظيمية في المنظمات المعاصرة.
وتعرف الإدارة الإلكترونية e-management بأنها منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة ورقية إلى إدارة تستخدم الحاسب والوثائق الإلكترونية وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية مشفرة ومحمية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وتقدم الخدمات بأقل التكاليف الممكنة .
أهداف الإدارة الإلكترونية :
• تهدف الإدارة الإلكترونية إلى تحقيق العديد من الأهداف يمكن ايجازها بما يلي :

تطوير الإدارة العامة و خفض الأعمال الورقية وترجيح كفة استخدام الوسائل الالكترونية السريعة والموثوقة .
•
تحسين الخدمات العامة من خلال تخفض تكاليف التنقل وتسريع التوصيل في أي وقت وأي مكانوسهولة الوصول للمعلومات.
• التقريب بين المواطنين والموظفين من واجهة واحدة بالنسبة للمواطن والموظف وتقليل الاحتكاك الوجاهي وتسهيل الإجراءات وترشيقها .
• تحسين واقع التنافس الاقتصادي و استخدام الانترنت للتجارة العالميةوإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة وتقليل النقاش والعلاقات الشخصية بين المتعامل والموظف .
• خفض المصاريف والنفقات عبر تكامل النظم ودعم الإجراءات الداخلية داخل المؤسسات والخارجية مع الغير .
التحول إلى الإدارة الإلكترونية:
يمر التحول إلى الإدارة الإلكترونية بالعديد من المراحل منها:
• تأمين الإطار القانوني لعمل الإدارة الالكترونية ناحية قبل الشكل الالكتروني الجديد في كافة المؤسسات العامة والخاصة أفقيا و شاقوليا وإزالة التناقض بين القوانين الناظمة للحياة المدنية والشخصية والإدارية والجنائية والقانونية وبين الاطار الإلكتروني الجديد.
• تأمين البنية التحتية لحلول الإدارة الإلكترونية محل الإدارة الورقية وتعزيز مسألة القبول بها في المؤسسات العامة والخاصة وتأمين مستلزمات التواصل الالكتروني من اتصالات جيدة وكهرباء على مدار الساعة وانترنت وانترانت وخبرات وتدريب.
• قناعة الإدارة العليا بتكوين الإدارة الإلكترونية وامتلاك الرؤية الواضحة لتحويل جميع المعاملات الورقية إلى الكترونية وتأمين ما يكفي من معدات التحويل والبرمجة (هاردوير وسوفتوير ).
• تدريب وتأهيل الموظفين في مؤسسات القطاع العام والخاص للتعامل مع الوثائق الإلكترونية وتلقيها وتقبل التفكير الجديد واشعار المواطن بأن ما قام به من إجراءات الكترونية مقبول وقد نفذ بشكل جيد ومرضي عبر التغذية الراجعة وإعلامه بتنفيذ المهمة .
• التوثيق والأرشفة الالكترونية والاسترجاع متى استدعى الأمر ذلك لكل العمليات الالكترونية وحمايتها من القرصنة والخلل الفني .
• برمجة الوثائق والمعاملات الأكثر انتشارا لتسريع الأعمال وعدم العرقلة في بعض المفاصل .
• الغاء ازدواجية المعاملات الالكترونية والورقية لأن ذلك يزيد الهدر والكلفة ولا يقللها.
متطلبات الإدارة الإلكترونية الأساسية :
حتى تتمكن المؤسسات والشركات من تطوير منظومة الإدارة الإلكترونية عليها أولا تأمين ما يلي على سبيل المثال وليس الحصر :
• البنية التحتية الجيدة في الكهرباء والاتصالات وشبكة الانترنت وشبكة الانترانت.
• تأمين البنية المعلوماتية القوية المتوافقة .
• تأمين الموارد البشرية المدربة على استخدام التقنيات الحديثة والتدريب المستمر والمستدام .
• تأمين الموارد البشرية القادرة على تقديم الدعم الفني المعلوماتي والقانوني والإداري.
• نشر المعرفة الإدارية الإلكترونية وتوضيح معاييرها وقوتها المماثلة للإدارة الورقية.
• الربط الشبكي مع المؤسسات الأخرى عبر بوابات ونوافذ آمنة .
• اصدار القرارات التي تمنع التعامل بالأوراق بعد تأمين الإطار القانوني والحقوقي والإداري المناسب.
• تأمين التحديث والتطوير للبنية التحتية وفق أحدث المعايير العالمية وتأمين التمويل اللازم وعدم التوقف عند مستوى واحد مغلق.
• مزايا الإدارة الالكترونية :
• تسهم الإدارة الالكترونية في تغيير الكثير من المظاهر الحياتية للمواطنين نحو الأفضل ولها مزايا عديدة منها :
• تقليل التكاليف والنفقات
• التقليل من مخاطر التنقلات من مكان إلى مكان آخر .
• تسريع المعاملات .
• التقليل من العلاقات الوجاهية بين المواطن والموظف ، الموظف والموظف ، الموظف والمدير والتي تؤثر سلبا / ايجابا في سرعة انجاز المعاملات .
• التقليل من الفساد في المؤسسات .
• تعزيز قيم الشفافية وروح تطبيق القانون.
• التطوير الجذري في نظم وآليات عمل المؤسسات
• تقليل الضغط الاجتماعي والثقافي .
• تغيير أساليب انجاز المعاملات وسرعتها .
• ترشيق عمل المؤسسة واضافة المزيد من المرونة
• اعادة الهندرة الداخلية في المؤسسة بما يتناسب وأداء الأعمال .
• التوسع في الأتمتة الإدارية
• تبسيط الاجراءات وزيادة تدفقها .
• الرقابة الآنية على كل مفاصل المؤسسة لأن المنظومة لا تقبل المعاملات غير المطابقة للمعايير القانونية.
• الاعتماد على اقتصاد المعرفة بدلا من الاقتصاد التقليدي.
• الاعتماد على فرق العمل بدلا من التكوينات التقليدية .
• تغيير الأنظمة الداخلية بما يتناسب مع الإدارة الإلكترونية .
• المساعدة في دعم القرار الإداري لمتخذ القرار وتوفير المعلومات والمعطيات الإلكترونية .
• تجاوز البعد المكاني والزماني .
• تجاوز مشاكل العمل اليومية والتعامل مع الناس سواسية .
• العمل على مدار الساعة 24/24 يوميا
• التفاعل الدائم مع المتغيرات الداخلية والخارجية .
• الاستثمار الدائم للمعدات والوقت والخبرات .
• الترابط العالي بين المنظومات الإدارية والانتاجية .
• التبادل السريع للمعارف والمعلومات والخبرات .
ولا يمكن بأي حال من الأحوال الانتقال من الإدارة الورقية إلى الإدارة الإلكترونية من دون تأمين البنية التحتية المناسبة والإطار القانوني الرشيق الذي يسمح بمثل هذا التحول نحو الإدارة الرقمية وتحدياتها الكثيرة .

المراجع

E-government and electronic administration, why ...
https://www.emunicipality.com › 2016/07/15 › e-government-and-electron...
Electronic Administration - BASE-Gestió d Ingressos
https://www.base.cat › AdministracioElectronica › AdministracioElectronica
Theoretical, technical and practical aspects of e-administration
https://www.researchgate.net › publication › 261712638_Theoretical_techni...

#محمد_عبد_الكريم_يوسف (هاشتاغ)       Mohammad_Abdul-karem_Yousef#          

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات