سفيان منذر صالح
الحوار المتمدن-العدد: 5375 - 2016 / 12 / 18 - 23:52
المحور:
التربية والتعليم والبحث العلمي
التخطيط لحفظ الوثائق وأرشفتها لبناء مصفوفة بيانات أمنة في المؤسسات والهيئات الحكومية
د. سفيان منذر صالح
الأرشفة الالكترونية أو كما يسميها البعض بالصادر و الوارد أو متابعة المعاملات أو متابعة المهام أو تطبيقات سير العمل ما هي إلى مسمى لمفهوم و حيد وهو برامج إدارة الوثائق أو ما تسمى (DMS) اختصار إلى (document management system) و هي تشترك بالمفهوم و لكن قد تختلف بالهدف النهائي و الوظائف كما الحال مع أي تطبيق حاسوبي , فإدارة الوثائق كنظام أو مفهوم عام يشمل كل ما سبق من تعريفات و يمكن تخصيصه بشكل أو بأخر ليتناسب مع الحاجة أو الوظيفة المحددة التي تريدها في عملك الخاص ، فالأرشفة كمفهوم عام يعتمد على حفظ و تصنيف الأوراق بطريقة يسهل الرجوع لها و يمكن ذلك عبر خزائن أو رفوف خاصة مع وضعها و ترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان مختلفة تختلف بطبيعة هذه الأوراق .
الآن و بدخول الحاسوب فإن العملية أصبحت أسهل و توفر المزيد من المرونة و الإمكانيات و سهولة في الاسترجاع و الفهرسة و الوصول و بالتأكيد تقليل التكاليف على المدى القصير و الطويل و تقليل الأوراق و تكلفة عملية المحافظة عليها و تكلفة أماكن تخزينها ، من الصعب أحياناً استيعاب ضخامة الانفجار الحاصل للبيانات التي يتم إنشاؤها من قبل البشر في هذا الوقت القصير نسبياً و منذ بدأت الحوسبة. وفقا لبعض المحللين، في عام 2013 تتوالد كل يومين نفس الكمية من البيانات التي شهدها التاريخ البشري قبل 10 سنوات، والذي كانت ما يقرب من 5 مليار غيغا بايت. الأكثر إثارة للدهشة، أن التقديرات تشير إلى أنه بحلول العام المقبل، سوف تتوالد نفس البيانات كل 10 دقائق.
ان كفاءة إدارة الوثائق أمر ضروري لنجاح المؤسسة. تشير الدراسات الحالية الي أن حوالي 80-90٪ من المعلومات الخاصة بالشركات والمؤسسات تكون على هيئة وثائق ورقية, كما ويتم إنفاق 50٪ من وقت المؤسسات للبحث عنها. ذلك يستدعي البحث عن حلول ذكية لأتمتة عملية جمع البيانات وإدارة الوثائق والعمليات وتحويل ماهو مطبوع مسبقا لشكل إلكتروني يسهل تحديثه واستخدامه في أي مكان داخل المنظمة أو المؤسسة.
هنالك العديد من الاسباب تدعو لتحويل الملفات المطبوعة الي ملفات إلكترونية ، حيث توضح الأرقام التالية والصادرة من (Coopers & Lybrand) بعض الاسباب الحيوية التي تري انها تجعل من التحويل الالكتروني قرارا وإجراءات لابد منها:
• 90% من المؤسسات تستخدم الملفات والوثائق الورقية
• 90% من المؤسسات تخلط أوراق العمل بوثائق أخري
• متوسط نسخ الوثيقة الورقية لا يقل عن 19 مرة
• غالبية الشركات تنفق من أموال العمل ما يعادل قيمة 20 دولارا في العمل لتقديم الوثيقة، و120 دولار لإيجاد وثيقة أو ملف وضع في مكان خطأ Misfiled، و 220 دولارا لإعادة إنتاج وثيقة ضائعة
• تتراوح نسبة فقدان الملفات والوثائق الورقية حوالي 7.5٪ من الوثائق والملفات الخاصة بالمؤسسة، في حين أن 3٪ يحفظ في المكان الخطأ Misfiled
• حوالي 5- 15% من الوقت ينفق لقراءة المعلومات، في حين ينفق 50٪ للبحث عنها
• هناك أكثر من 4 تريليون وثيقة ورقية في الولايات المتحدة وحدها تتزايد بمعدل 22٪ في السنة
بعض التطبيقات الذكية التي تقدم الحلول المناسبة للأرشفة وإدارة المحتويات الرقمية
Document Management System
• حلول الالتقاط الذكية Intelligent Capture Solutionيمكن للمؤسسات أن تنفق أيام في محاولة العثور على الوثائق المخزنة في الأماكن الخطأ misfiled، والتي يمكن أن تضر الأعمال. من خلال عمليات الالتقاط الذكي intelligent capture processes ، يتم تخزين المستندات تلقائيا إلى نظام الأرشيف الرقمي عند الطباعة، أو المسح الضوئي، أو الإرسال عبر الفاكس أو عبر البريد الالكتروني.
• تقنيات التعرف الضوئي هذه التقنية و المسماة (OCR) اختصارا إلى (Optical Character Recognition) و التي تعني التعرف الضوئي على الحروف , هي تقنية متخصصة في إمكانية تحويل النصوص من شكلها كصورة إلى ملف الكتروني يمكن تحريره, لإيضاح المعنى بشكل أكبر , عند وصولك خطاب بالفاكس و قمت بسحبه عن طريق جهاز الماسح الضوئي لإدخاله في نظام إدارة الوثائق فأنت فعليا قمت بإدخال صورة على الجهاز , و التطبيق لا يعرف محتوى هذه الصورة و لا على ماذا تحتوي, و لذا كانت هذه الحلول لإمكانية تحويل النصوص في الصور إلى نصوص الكترونية لإمكانية البحث في محتوى الوثيقة , ولذا فإن الملفات الالكترونية مثل (MS Word) هي ملفات يمكن تحريرها و يمكن للأنظمة عبر استخدام أدوات مقدمة من الشركات التي تزود هذه الملفات في إمكانية الوصول إلى محتوى هذه الوثائق و البحث داخلها مما يوفر مرونة أكبر
• الوصول إلى المعلومات ومشاركتها عند الطلب Access & Share Information On-Demand
مجموعة الوثائق التي يتشاركها الموظفون مع بعضهم البعض في مختلف الإدارات على الشبكة تساعد على تسهيل اتخاذ قرارات مستنيرة ودقيقة لجمع البيانات، وإدارة الوثائق بكفاءة.
• الفعالية Efficiency
للوقت أهمية كبيرة في أعمال اليوم. وتسمح التكنولوجيا التي نوظفها في أعمالنا بإيجاد الملفات التي تحتاج إليها بفعالية ودق، وتحقيق أقصى استفادة من العقارات باهظة الثمن لتوسيع نطاق أعمالك وتوسيع مساحة المكتب.
• الخصوصية Confidentiality
يمكن تشفير كافة المعلومات الإلكترونية، وتخصيص مستويات الدخول كما هو مطلوب.
• تكلفة فعالة Cost Effective
تنص بعض القوانين على وجوب احتفاظ المؤسسات بالمستندات المالية والقانونية لسبع سنوات على الأقل. أرشفة هذه الوثائق إلكترونيا يلغي تكاليف الطباعة وتخزين دليل كل عام.
وبالتالي فأن استخدام حفظ الوثائق وأرشفتها يعني :
• العديد من المستخدمين يمكنهم الوصول إلى نفس الوثائق في نفس الوقت.
• وثائق متاحة للجميع في أي مكان في أي وقت.
• انخفاض التكاليف.
• لا يوجد غرف مغلقة، ولا يوجد وثائق مفقودة.
• لا تكاليف مهدرة لموظفي الارشيف والموظفين المشاركين في تقديم الوثائق واسترجاع الوثائق.
• إعادة رفع الوثائق لا يقتصر على شكل ثنائي الأبعاد.
• إمكانية إتاحة الوثائق على شبكة الانترنت وبوابات المواقع.
• الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي.
ان التاريخ المعروف لتطبيقات / برامج إدارة الوثائق يعود إلى بداية الثمانينات و التي كانت بالأساس تعتمد على تصوير الوثائق الورقية لتحويلها إلى هيئة الكترونية بشكل صورة و من ثم فهرستها و تصنيفها لسهولة الرجوع لها , و من هنا فإن المفهوم الأساسي كان هو بتحويل الشكل الورقي الملموس إلى ملفات الكترونية و حفظها و تسمى هذه المرحلة بأرشفة الوثائق و ذلك بتخزينها و حفظها بشكل الكتروني مع وضع ما يسمى بتعريف أو فهرسة أو (Tags) أو (Meta Data) كوسوم تعريفية لهذه الوثيقة
بعد ذلك بدئت تدخل المزيد من الوظائف و الإمكانيات على هذه التطبيقات للاستفادة من هذه الصور المحفوظة, فليس الهدف هو مجرد الحفظ و لكن يمكن التعامل مع هذه الوثائق لزيادة الفعالية كتحريكها مثلا مابين الموظفين و الإدارات أو ربطها بالمزيد من الوصوفات / الوسوم (Meta data) لتكون كسجل تعريف لكل معاملة / وثيقة / ورقة مدخلة في النظام و يمكن التعامل معها على أنها وحدة مستقلة مثلا في حالة الصادر و الوارد بحيث يتم فصل تلك المعاملات الواردة عن تلك الصادرة عن الجهة مع إثرائها بالمزيد من الوصوفات و السجلات لمعرفة حالتها أو الإجراءات المتخذة عليها أو الحالات التي يمكن ان يرجع لها أو ربط الصادر منها بما يتعلق بالوارد أو العكس .
بعد تلك المرحلة تأتي مرحلة التكامل مع أنظمة أخرى بحيث يمكن مثلا ربط تطبيق الأرشفة بتطبيق مستقل للصادر و والوارد أو كما الحال في الوضع الحالي بحيث تكون تطبيقات ادارة الوثائق متضمنة هذه الوحدة , و لكن التكامل يتعدى ذلك ليشمل تطبيقات خارجية , على سبيل المثال تطبيقات إدارة موارد المؤسسات (ERP) , مثلا و لنعتبر أن تطبيق جزئي مثل تطبيق شؤون الموظفين و الذي يحتوي على كل ما يخص العاملين في جهة ما وتود أن ترتبط بتطبيقات إدارة الوثائق للاستفادة من إمكانية حفظ الوثائق مثلا كحفظ صور شهادات الموظف أو حتى القرارات الرسمية التي تخصه خلال عمله بهذه الجهة ، في المرحلة التالية تأتي عملية المشاركة و توزيع أو أحقية الوصول لهذه الوثائق , فمجرد حفظها لا يعد طموحا إن كان الوصول لهذه الوثائق من قبل طرف وحيد أو إدارة محددة مثلا و لتكن كإدارات الاتصالات الإدارية كما تعارف على تسميتها و التي تكون مخولة بالعادة بهذا العمل , ومن هنا يمكن أن يكون هناك أحقية وصول أكبر للوثيقة ضمن جميع أفراد المؤسسة بصلاحيات محددة كل بحسب تخصصه و بهذا يمكن الاستفادة من الوصول لهذه المعلومة أو حتى المشاركة في إضافة المزيد من الوثائق من أجل حفظها في مكان أمن يسهل الوصول له أو حتى مشاركتها عبر تحريكها عن طريق الأنظمة للوصول إلى ما يسمى تطبيقات سير المعاملات (Work flow) ، في هذه المرحلة من المهم الاعتماد على وظائف الحماية للوثائق سواء من عدم وصول الشخص الغير مناسب أو غير المخول لها أو حتى من تغيير أصول هذه المعاملات و التلاعب بها سواء عن طريق الخطأ أو العمد, و هنا تأتي الوظائف الأساسية لتطبيقات إدارة الوثائق مثلا (Auditing) التوثيق و التي تعني بتوثيق كافة العمليات التي تتم على كل وثيقة مثل من اطلع عليها , أو قام بتعديلها , و غيرها من العمليات التي تمت من قبل أي مستخدم للنظام له أحقية الوصول لهذه الوثيقة, و بما أن فترة حياة الوثيقة قد لا تبقى كما هي فإن هناك المزيد من الشروحات / الملاحظات أو الأختام أو التواقيع عليها , فهناك عدة إصدارات من هذه الوثيقة خلال فترة حياتها و التي تأتي وظيفة (versioning) أو ما تسمى بتعدد الإصدارات لكل وثيقة , و التي تجد فيها عدة نسخ من نفس الوثيقة و لكن بإضافات أو تعديلات عليها مثلا توقيع إضافي أو ختم أو مرفق على سبيل المثال ، في يومنا الحالي و في المستقبل القريب بدء اعتمادنا على الأوراق يقل و بدئت تحل عنها المراسلات و الملفات الالكترونية و لذا فإن تطبيقات إدارة الوثائق لا تدعم فقط الوثائق الورقية التي حولت إلى صور بهيئة الكترونية, لتكون بصيغة ملفات الكترونية بل تدعم كذلك الملفات الالكترونية بصيغها المتعددة , على سبيل المثال ملفات مايكروسوفت اوفيس مثل MS Word أو MS Excel و غيرها , و بما أن هذه الملفات الكترونية فإن هناك المزيد من الخصائص التي يمكن أن تتاح لها ، يتردد السؤال كثيرآ ، عن ما هو أفضل تطبيق بشكل عام لحفظ الوثائق وارشفتها اليوم ، الجواب هو ، هناك عدة معايير تحدد ما هو أفضل تطبيق إدارة وثائق بناء على حالتك و لعل أهمها السعر بالنسبة للبعض , فتطبيقات إدارة الوثائق العالمية و المشهورة مرتفعة السعر بل و تصل إلى مئات الألوف من الدولارات و مشكلة التكلفة لا تتوقف عند الشراء فقط بل تتعدى ذلك في عملية الإدارة و الصيانة و التخصيص بحيث يتطلب الأمر ثروة كبيرة لا يمكن أن يراها البعض في البداية , فهذه التطبيقات كبيرة و معقدة و كثيرة الوظائف لمحاولة تغطية كافة حاجات كل العملاء و لذا فإن إدارتها و التعامل معها تحتاج إلى موظفين مدربين بل و متخصصين في إدارتها و صيانتها و سيضيف هذا الكثير من التكاليف على الجهة خلال فترة حياة هذه التطبيق و التي في عرف و عالم التطبيقات لا يمكن أن يتم الاعتماد على تطبيق وحيد مدى الحياة فهناك دائما تغيرات في الأنظمة أو احتياج الشركات قد تتطلب من البعض الانتقال من تطبيق إلى أخر و هذا يعني ضياع الاستثمارات الكبيرة التي دفعت
و لذا فأنا أنصح الجميع بأن يبحث عن التطبيق المناسب لحاجته أولا عبر تحديد الخصائص التي هو يحتاجها فعلا و ليس الذي يعتقد بأنه يحتاجها أو سمع بأنها وظائف مهمة , فمجرد أنها مهمة لا يعني بالضرورة أنها مهمة لك أو أنك قد تستخدمها خلال فترة حياة استخدام التطبيق, فلما تقوم بدفع أموال مقابل أشياء قد لا تستخدمها طوال حياتك؟ بل و قد تحتاج إلى خبراء ليستطيعوا أن يطوعها للعمل لك !، كما الحال وجب التنويه بأن الكثير من الأنظمة تستخدم طرق خاصة لحفظ الوثائق أو صيغ خاصة و مشفرة مما تسبب في إشكال كبير عند محاولة الانتقال في المستقبل لنظام أخر , فطبيعة التقنية بأنها سريعة التطور , فكما الحال مع الكثير من الجهات الحكومية التي تعاملت معها فإنها كانت تستخدم طرق قديمة مثل (مايكرو فيلم) في عمليات الأرشفة و من ثم انتقلت لنسخها على وسائط تخزين خاصة لم تعد متوفرة و لا يوجد لها أي دعم و حتى إن بعض شركاتها الموردة أقفلت أبوابها فأصبح هذا الأرشيف بلا فائدة و هو قد كلف ثروات لحفظه
هناك بعض الخصائص الأساسية التي تجمع بين تطبيقات إدارة الوثائق و التي يمكن أن تعتمدها كأساس و التي مررنا عليها مثل:
• مسح الصور ضوئيا التي ذكرت سابقآ ، بحيث تكون هذه الملفات المحفوظة بمعايير عالمية مفتوحة مثل TIFF أو PDF و التي توفر إمكانية تعدد الصفحات في ملف وحيد و تكون بشكل محمول أو ما يسمى (Portable) و التي يمكن أن تنقل من جهاز إلى أخر مع إمكانية استعراضها .
• أن يمكن للنظام أرشفة الوثائق الالكترونية و التعامل معها و ليس الاكتفاء بتحويل الوثائق عن طريق الماسح الضوئي .
• إمكانية فهرسة الوثائق عبر الكلمات المفتاحية Profile أوTAGS أو Meta Dataمع إمكانية تخصيص حقول الوصوفات مع ما يتناسب مع نوع الوثيقة و الهدف منها أو بحسب توجه الجهة مثلا الوصوفات الخاصة (بالعقود) تختلف عن الوصوفات الخاصة بوثائق الشهادات.
• دعم الشبكات و تعدد المستخدمين لامكانية الوصول مع عدة مستخدمين بنفس الوقت بناء على الصلاحيات المعطاة لهم .
• دعم تعدد الإصدارات (versioning) لكل وثيقة لإمكانية حفظ تاريخها و تطورها .
• دعم التوثيق (Auditing) الذي تم على كل وثيقة من فتح و قراءة و أي عملية تمت عليها بأي تاريخ و من أي مستخدم .
• أن يكون هناك إمكانية لدعم للوصول من الويب أي بواجهات مصممة للعمل على ويب لسهولة الوصول السريع و قلة الحاجة للتحميل و الصيانة على الأجهزة المختلفة.
• أن تستخدم قواعد البيانات المعيارية مثل ORACLE أو MS SQL بحيث لا يتم التقييد بنوع وحيد من قواعد البيانات مما يعني تكلفة إضافية .
• أن تدعم خصوصية المستخدم المحلي مثل دعم التاريخ الهجري و تعريف واجهة المستخدم باللغة العربية و اللغة الانجليزية .
هذه المواصفات القياسية تساعد في أرشفة الوثائق مع إمكانية البحث و الوصول لها و أما ما تبقى فيمكن البحث عن الحاجة الفعلية لهذا التطبيق فمثلا يمكن أن يضاف تطبيق إدارة المعاملات أو ما يسمى بتطبيق الوارد و الصادر أو الاتصالات الإدارية بحيث يتم تحريك هذه المعاملة للجهات المعنية داخل الجهة .
وبالتالي تعد مرحلة التوثيق وحفظ الوثائق من المراحل الأساسية في عملية تطبيق نظام إدارة الجودة المتبعة في وقتنا الحاضر وفي مختلف مؤسسات الدولة وعلى اختلاف المسميات ، حيث أن المواصفات تشترط المقدرة على إثبات نظام مقبول لإدارة الجودة، ولعل أنسب طريقة لإثبات ذلك تكون من خلال أنشطة التوثيق ، التي تم التعرف عليها سابقآ . وعليه فإن التوثيق يعتبر بمثابة الدليل المادي والواضح للعيان ، ويعد اليوم إلزاميا وخاصة في وسط ظروف متغيره وعابره وتبعآ للظروف والمتغيرات الدورية والعرضية والفجائية وسط منافسة الاقتصاد الدولي بين شتى المؤسسات والدول محليآ وعالميآ .
#سفيان_منذر_صالح (هاشتاغ)
كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية
على الانترنت؟
|
ارسل هذا الموضوع الى صديق
|
حفظ - ورد
|
بحث
|
إضافة إلى المفضلة
|
للاتصال بالكاتب-ة
اليوتيوب
لينكدإن
تيلكرام
تمبلر
بلوكر
الموبايل
